La apostilla es un certificado que se adhiere a un documento público para que otro país del Convenio de La Haya de 1961 lo acepte. Solo confirma la firma y el sello del documento: de un Notary Public de Texas, un county clerk o un registrador estatal. Para documentos expedidos o notarizados en Texas, únicamente la Secretaría de Estado emite apostillas, desde su Unidad de Autenticaciones en Austin, a $15 por documento. Los documentos federales, como los antecedentes del FBI, van al Departamento de Estado de Estados Unidos. Ningún Notary Public de El Paso emite apostillas; QWIK Mobile Notary deja su documento listo y lo lleva por ese trámite.
Hay dos caminos. Los documentos que firma una persona — una carta poder (power of attorney), una declaración jurada (affidavit), una carta de consentimiento — se notarizan ante un Notary Public, y la Secretaría de Estado certifica la firma y el sello del Notary. Los registros públicos, como actas de nacimiento, matrimonio y defunción y sentencias de divorcio, nunca se notarizan. Usted pide la copia certificada a la oficina que los expide (Texas DSHS, El Paso County Clerk, District Clerk) y la Secretaría de Estado certifica la firma del funcionario. Un Notary Public no puede certificar la copia de un acta de nacimiento; una fotocopia notarizada se rechaza en Austin.
Así funciona la visita en El Paso. Nos manda un texto o nos llama al (915) 302-0902 con el documento y el país de destino. Le cotizamos el paquete: nuestra tarifa de servicio, los $15 por documento de la Secretaría de Estado y el envío. Vamos a su casa, oficina u hospital, notarizamos el documento si lo requiere, confirmamos que sea elegible, llenamos la solicitud, preparamos el pago y enviamos el paquete a Austin con rastreo. Cuando regresa apostillado, se lo entregamos. Por correo, normalmente tarda de 2 a 4 semanas; las opciones urgentes se cotizan. Atendemos tardes y fines de semana con cita, en inglés o español.
Qué manejamos
- Cartas poder (power of attorney) para propiedades, bancos o herencias en México
- Actas de nacimiento, matrimonio y defunción de Texas (copias certificadas del DSHS o del El Paso County Clerk)
- Sentencias de divorcio certificadas por el District Clerk
- Diplomas y certificados de estudios de UTEP, EPCC y preparatorias de El Paso
- Constancias de soltería (single status affidavit) para casarse en el extranjero
- Expedientes de adopción internacional y declaraciones juradas del estudio del hogar
- Documentos corporativos: certificados de constitución, estatutos y resoluciones
- Declaraciones juradas (affidavits), constancias bajo juramento y cartas de consentimiento notarizadas
- Declaraciones juradas de traductor (affidavit de exactitud de la traducción)
- Antecedentes del FBI (Identity History Summary) y otros documentos federales (vía del Departamento de Estado)
- Antecedentes del Texas DPS y otros documentos de agencias estatales de Texas
Países del Convenio de La Haya, países fuera del Convenio y documentos federales
México, España, Colombia, Argentina, casi toda Europa y más de cien países más forman parte del Convenio de la Apostilla, así que una sola apostilla de Texas basta; no hay legalización consular. Si el destino no se ha adherido al Convenio, la Secretaría de Estado emite en su lugar un certificado de autenticación, y el documento pasa después a la embajada o consulado de ese país para su legalización. Nosotros hacemos el paso ante la Secretaría de Estado, le decimos qué certificado solicitar y seguimos las instrucciones escritas del destinatario para lo que sigue. No damos asesoría legal sobre requisitos extranjeros; la oficina receptora decide qué acepta.
Los documentos expedidos por una agencia federal — antecedentes del FBI (Identity History Summary), certificado de naturalización, expediente de una corte federal, carta del IRS — no pueden apostillarse en Texas. Van a la Oficina de Autenticaciones del Departamento de Estado de Estados Unidos, un trámite por correo que tarda varias semanas. Los certificados de naturalización y de ciudadanía por lo general no son elegibles, y eso lo confirmamos antes de que usted pague nada. En cambio, la carta de antecedentes del Texas DPS es un documento de Texas y pasa por la Secretaría de Estado en Austin como todo lo demás en esta página.
Por qué desde El Paso se mandan tantos documentos a Austin
El Paso está cruzando el río de Ciudad Juárez, y la mayoría de las apostillas que tramitamos van a México: una carta poder para que un familiar venda la casa familiar en Juárez o un terreno en Chihuahua, un acta de nacimiento de Texas para registrar a un niño nacido en UMC o en Providence en el Registro Civil con doble nacionalidad, un diploma de UTEP para la cédula profesional o un trabajo en Monterrey, una constancia de soltería para una boda en Chihuahua. Las familias de Fort Bliss que salen a Alemania, Italia o Corea necesitan actas de matrimonio y nacimiento reconocidas afuera; las que adoptan, expedientes completos.
La Secretaría de Estado queda a más de 500 millas, así que el problema real es la logística: que un documento elegible y bien notarizado llegue a Austin y regrese sin un viaje en vano ni una solicitud rechazada. Su Notary Public va a donde usted está en todo el condado de El Paso — Westside, Noreste, Lower Valley, Horizon City, Socorro, Fort Bliss — con las tarifas de notarización fijadas por ley, $39 de traslado y un precio cotizado por el trámite ante la Secretaría de Estado. Solo en Texas: no notarizamos en Sunland Park, Santa Teresa ni Las Cruces, y lo de Nuevo México se apostilla en Nuevo México.
Por qué rechazan una solicitud de apostilla
La Unidad de Autenticaciones devuelve las solicitudes que no puede procesar, y se pierden cuota y semanas. Causas comunes: un certificado de notarización sin lugar, fecha, firma o sello; una comisión de Notary Public vencida; una fotocopia notarizada de un acta de nacimiento, matrimonio o defunción; un acta que no es copia certificada; el país de destino equivocado; una declaración jurada firmada antes de que llegara el Notary; y documentos de otro estado o de México, que Texas no puede certificar. Revisamos todo antes de que el paquete salga de El Paso. Ya con la apostilla puesta, no quite grapas ni separe hojas: la oficina receptora rechaza lo que parece alterado.
Qué tener listo
- Identificación oficial vigente con foto de cada persona que firme un documento que deba notarizarse
- El documento completo, sin firmar si lleva juramento (jurat) — usted firma frente al Notary Public
- Para actas: la copia certificada del Texas DSHS o del El Paso County Clerk, no una fotocopia
- El país de destino y las instrucciones por escrito de la oficina que recibirá el documento
- El nombre y la dirección donde quiere recibir el documento apostillado
- Forma de pago para el paquete cotizado: nuestra tarifa, $15 por documento para la Secretaría de Estado y el envío
Cómo funciona una cita móvil
Envíe un texto o llame
Escríbanos o llámenos al (915) 302-0902 con el tipo de documento y el país de destino. Le confirmamos si va por la vía de notarización o por la de copia certificada y le cotizamos el paquete completo antes de firmar o enviar nada.
Vamos a donde usted está
Su Notary Public llega a cualquier punto del condado de El Paso — casa, oficina, hospital o una cafetería — revisa su identificación, notariza si el documento lo requiere, verifica que sea elegible y llena la solicitud y el pago para la Secretaría de Estado.
Enviado, rastreado y devuelto
Enviamos el paquete a la Unidad de Autenticaciones en Austin con número de rastreo, damos seguimiento y le entregamos el documento apostillado o lo mandamos al destinatario. Conserve la apostilla adherida tal como llegó.