El Formulario I-9 es el formulario federal que todo empleador completa por cada nuevo empleado para verificar identidad y autorización de empleo. El empleado llena la Sección 1; la Sección 2 exige que el empleador examine físicamente los documentos originales del empleado. Eso es sencillo cuando recursos humanos está en la misma oficina, y difícil cuando la empresa está en Austin o Phoenix y el nuevo empleado es una enfermera en El Paso, un agente de servicio al cliente remoto en Horizon City o un coordinador de logística en una bodega cerca del aeropuerto. QWIK Mobile Notary cubre esa necesidad como representante autorizado del empleador y se reúne con el empleado en todo el Condado de El Paso.
USCIS permite que el empleador designe a cualquier persona como representante autorizado para completar la Sección 2 en su nombre. Dentro de los tres días hábiles del primer día de trabajo del empleado, el representante examina el documento original de la Lista A, o un documento de identidad de la Lista B más un documento de autorización de empleo de la Lista C, anota los datos de los documentos, y firma y fecha la Sección 2. No es un acto de notarización: no se aplica sello, el representante firma en nombre del empleador, y el empleador sigue siendo responsable de cualquier error, como explica el Manual para Empleadores de USCIS (M-274). Seguimos exactamente las instrucciones de recursos humanos.
Envíenos el paquete por correo electrónico o texto — el Formulario I-9 vigente, sus instrucciones y el contacto del empleado — y programamos la reunión en la casa del empleado, su sitio de trabajo en El Paso o un lugar público. El empleado trae sus documentos originales y vigentes; no se aceptan fotocopias, salvo una copia certificada del acta de nacimiento. La revisión toma unos quince minutos y devolvemos el formulario por escaneo el mismo día o por correo, como usted indique. Como completar un I-9 no es un acto de notarización, no aplica la tabla de tarifas de Texas; QWIK cotiza una tarifa fija por empleado. Llame o envíe un texto al (915) 302-0902 con el número de empleados y la ubicación.
Documentos que notarizamos
- Sección 2 del Formulario I-9 como representante autorizado del empleador
- Paquetes de incorporación (onboarding) para empleados remotos
- Formularios de elegibilidad de empleo
- Reverificación (Suplemento B, antes Sección 3)
- Acuses de recibo del manual del empleado
- Formularios de consentimiento y cadena de custodia para pruebas de drogas (testigo o reconocimiento cuando el empleador lo exige)
- Autorizaciones para verificación de antecedentes
- Acuses de confidencialidad (NDA)
- Autorizaciones de depósito directo y nómina
Qué hace el representante autorizado — y qué sigue siendo responsabilidad del empleador
El representante hace tres cosas: examina los documentos originales del empleado para ver que parezcan razonablemente auténticos y correspondan a quien los presenta, anota en la Sección 2 el título, la autoridad emisora, el número y la fecha de vencimiento, y firma la certificación con su nombre, la fecha y el nombre y dirección del empleador. El empleado, no el representante, elige qué documentos presentar de las Listas de Documentos Aceptables. Lo demás queda con el empleador: revisar y conservar el formulario, E-Verify si está inscrito, y la reverificación con el Suplemento B cuando vence una autorización.
Detalles de El Paso: empleados remotos, familias de Fort Bliss y paquetes de incorporación
El Paso tiene una gran fuerza laboral remota — empleados de call center, salud, defensa y logística contratados por empresas sin oficina local — además de cónyuges militares de Fort Bliss que empiezan trabajos remotos tras una mudanza. Nos reunimos con ellos en casa, en un coworking o en su sitio local, en inglés o español, y trabajamos con el I-9 impreso o rellenable de su plataforma de recursos humanos. Si el paquete también incluye acuses del manual, NDA o autorizaciones de depósito directo y antecedentes con certificado de notarización, los notarizamos con la tarifa legal en la misma visita.
Qué tener listo
- Los documentos originales y vigentes del empleado: un documento de la Lista A, o uno de la Lista B más uno de la Lista C (sin fotocopias, salvo una copia certificada del acta de nacimiento)
- El Formulario I-9 con la Sección 1 completada y firmada por el empleado — en papel o en el PDF rellenable del empleador
- Las instrucciones escritas del empleador: nombre y dirección de la empresa para la Sección 2, si deben fotocopiarse los documentos y cómo devolver el formulario
- Cualquier otro formulario del paquete de incorporación que necesite testigo o certificado de notarización
- El pago de la tarifa cotizada, salvo que el empleador haya acordado pagar directamente
Cómo funciona una cita móvil
Llame o envíe un texto para reservar
Envíe el I-9, sus instrucciones y el contacto del empleado por texto o correo electrónico, o llame al (915) 302-0902. Confirmamos la tarifa fija y fijamos la reunión dentro de su plazo de tres días hábiles, en todo el Condado de El Paso.
Nos reunimos con el empleado
Nuestro representante ve al nuevo empleado en casa, en su sitio de El Paso o en un lugar público, examina físicamente los originales de la Lista A o las Listas B y C, y completa, firma y fecha la Sección 2 en nombre del empleador.
Completado y devuelto
Devolvemos el formulario completado por escaneo el mismo día, carga segura o correo, como usted indique — sin sello, porque no es un acto de notarización. La reverificación con el Suplemento B se puede programar igual más adelante.