Una copia certificada es una fotocopia que un Notary Public de Texas comparó con el original y certificó como copia fiel y completa. En El Paso se piden con frecuencia: un egresado de UTEP que envía copia de su diploma a un empleador en el extranjero, un soldado de Fort Bliss que quiere una copia certificada de su pasaporte antes de un despliegue, una familia que necesita copia de un contrato de renta firmado para una disputa, o un negocio de la avenida Montana que certifica copias de sus propios registros para una licitación. El certificado le dice a quien lo recibe que la copia reproduce fielmente el documento que se le mostró al Notary Public en esa fecha; nada más y nada menos.
Según el Código de Gobierno de Texas §406.016 y las guías de la Secretaría de Estado, un Notary Public solo puede certificar la copia de un documento que no sea registrable en los registros públicos ni un acta de registro civil. Quedan fuera las actas de nacimiento, defunción y matrimonio, las sentencias de divorcio, las escrituras y los documentos judiciales: esas copias certificadas solo las emite la oficina que guarda el registro — el County Clerk del condado de El Paso para escrituras y licencias de matrimonio, Texas DSHS Vital Statistics para actas de nacimiento y defunción. Pasaporte, licencia de conducir, diploma, certificado de estudios, carta, contrato o registro de negocio sí califican. El Notary Public hace o supervisa la copia, la compara con el original y anexa el certificado; la tarifa legal es de $10 más $1 por página copiada.
Envíe un texto o llame al (915) 302-0902 con el documento y el número de páginas; le confirmamos el total — $10 por copia certificada, $1 por página y $39 de traslado — antes de salir. Vamos a su casa, oficina, escuela u hospital en cualquier punto de El Paso, en inglés o español, con cita los siete días de la semana; un solo documento toma unos 15 minutos. Traiga el original: la fotocopia de una fotocopia no se puede certificar. No podemos certificar un acta de registro civil ni una escritura registrada por más urgente que sea, y solo quien recibe la copia puede decir si aceptará una copia notarizada; pregúntele primero. Si la copia va al extranjero, pregúntenos por la apostilla.
Documentos que notarizamos
- Copias de pasaporte (passport copies)
- Copias de licencia de conducir o identificación (driver license/ID copies)
- Copias de matrícula consular
- Diplomas y certificados de estudios (copias emitidas por la escuela)
- Cartas (letters)
- Contratos (contracts)
- Contratos de arrendamiento (lease agreements)
- Registros de negocios (business records)
- Copias de la tarjeta del Seguro Social (Social Security card copies)
Documentos que sí y que no podemos certificar en El Paso
Sí: pasaportes y tarjetas de pasaporte, licencias e identificaciones de Texas, matrículas consulares, tarjetas del Seguro Social, diplomas y certificados de estudios emitidos por la escuela, cartas, contratos y arrendamientos, y registros de negocios. No: actas de nacimiento, defunción y matrimonio, sentencias de divorcio, órdenes de adopción y judiciales, escrituras y deeds of trust, y cualquier documento ya inscrito en un registro público. Para esos, pida la copia certificada a la oficina que lo emitió — el County Clerk del condado de El Paso, Texas DSHS Vital Statistics o el secretario de la corte de distrito — que es además lo que exige la Secretaría de Estado de Texas antes de apostillar un acta.
Para qué sirve una copia certificada y cuáles son sus límites
El certificado del Notary Public dice una sola cosa: esta copia coincide con el original que me mostraron. No garantiza que el original sea auténtico ni convierte la copia en el documento mismo; un empleador puede exigir ver su pasaporte y una escuela puede exigir un certificado enviado directamente por el registrador. Pregúntele a quien recibe la copia antes de agendar. Las copias que van fuera de Estados Unidos con frecuencia necesitan además la apostilla de la Secretaría de Estado de Texas, trámite que podemos hacer. Y el empleador que llena el formulario I-9 debe examinar los documentos originales; una copia certificada no lo sustituye.
Qué tener listo
- El documento original — no una copia — de cada página que necesite certificar
- Su identificación vigente con fotografía para nuestro libro de registro
- Las instrucciones de quien recibe la copia, incluido cuántas copias certificadas necesita
- Si el documento va al extranjero, el país de destino, para explicarle el trámite de apostilla
- El pago de $10 por copia certificada, $1 por página y $39 de traslado, confirmado al agendar
Cómo funciona una cita móvil
Envíe un texto o llame para agendar
Envíe un texto o llame al (915) 302-0902 con el tipo de documento, el número de páginas y cuántas copias certificadas necesita. Le confirmamos si un Notary Public de Texas puede certificarlo y el total: $10 por copia, $1 por página, más $39 de traslado.
Vamos a donde usted está
Su Notary Public lo atiende en su casa, oficina o escuela en cualquier punto de El Paso, revisa el original, hace o supervisa la fotocopia, compara las dos página por página y anexa un certificado de copia fiel firmado y sellado.
Firmado, sellado, listo
Usted conserva el original y la copia certificada, y envía la copia al empleador, la escuela, el banco o la agencia que la pidió. Si va a México o al extranjero, podemos enviarla a la Secretaría de Estado de Texas para la apostilla.